Cinq processus qui peuvent être automatisés dans presque toutes les PME
L’automatisation évoque un grand projet. Pourtant, ce sont souvent quelques processus quotidiens qui engloutissent des heures chaque semaine. Nous retrouvons ces cinq-là dans presque toutes les PME.
Wizza Solutions Octobre 2026, 5 minutes de lecture
1. Trier les e-mails entrants
Aujourd’hui : quelqu’un lit chaque e-mail, décide qui est responsable et le transfère.
Automatisé : l’IA reconnaît s’il s’agit d’une demande, d’une facture, d’une réclamation ou de publicité, et place le message au bon endroit. Ce qui est urgent est signalé, et les questions courantes reçoivent un projet de réponse.
À surveiller : commencez avec quelques catégories claires et faites vérifier l’attribution par une personne pendant les premières semaines.
2. Faire entrer les justificatifs dans la comptabilité
Aujourd’hui : les factures arrivent par e-mail, sont imprimées ou téléchargées, renommées et saisies à la main.
Automatisé : les justificatifs sont récupérés dans la boîte e-mail, lus, nommés de manière judicieuse, classés et transmis au logiciel de comptabilité. De nombreuses solutions suisses comme bexio proposent déjà des interfaces pour cela.
À surveiller : un canal d’entrée unique, par exemple une adresse dédiée aux factures, rend l’automatisation bien plus fiable.
3. De la demande à l’offre
Aujourd’hui : une demande arrive, les informations sont ressaisies, une ancienne offre est copiée et adaptée.
Automatisé : la demande crée une fiche client et un projet d’offre à partir de vos modèles et de vos prix. Vous vérifiez, adaptez et envoyez.
À surveiller : un bon formulaire de demande sur le site web, qui recueille d’emblée les informations essentielles, est ce qui fait gagner le plus de temps par la suite.
4. Fixer des rendez-vous
Aujourd’hui : trois e-mails dans un sens et dans l’autre jusqu’à trouver un créneau. Puis il est reporté à la main dans l’agenda.
Automatisé : vos clients choisissent en ligne un créneau libre et reçoivent une confirmation et un rappel. Votre agenda est automatiquement à jour.
À surveiller : prévoyez des temps tampons et n’affichez que les créneaux que vous souhaitez vraiment proposer.
5. Relancer les offres
Aujourd’hui : les offres sont envoyées, et dans le feu de l’action on perd de vue qui n’a pas encore répondu.
Automatisé : si une offre reste plusieurs jours sans réponse, vous recevez un rappel ou la cliente reçoit une relance aimable et formulée personnellement.
À surveiller : une seule relance bien placée fonctionne. Trois relances automatiques paraissent insistantes.
Par où commencer ?
Choisissez le processus le plus fréquent et le plus fortement régi par des règles fixes. C’est là que l’utilité se fait sentir le plus vite. Un repère approximatif : ce qui coûte plusieurs heures chaque semaine et se déroule toujours de manière semblable en vaut presque toujours la peine.
Vous pouvez estimer grossièrement ce que cela représente pour vous avec notre calculateur d’économies.
