Cinco processos que podem ser automatizados em quase todas as PME

1. Organizar o e-mail recebido

Hoje: Alguém lê cada e-mail, decide quem é responsável e reencaminha-o.

Automatizado: A IA reconhece se uma mensagem é um pedido, uma fatura, uma reclamação ou publicidade e coloca-a no sítio certo. O que é urgente é assinalado, e as perguntas habituais recebem um rascunho de resposta.

Atenção a: Comece com poucas categorias claras e mande verificar as atribuições por uma pessoa nas primeiras semanas.

2. Levar os recibos à contabilidade

Hoje: As faturas chegam por e-mail, são impressas ou descarregadas, renomeadas e lançadas à mão.

Automatizado: Os recibos são retirados da caixa de correio, lidos, nomeados de forma lógica, arquivados e enviados para o software de contabilidade. Muitas soluções suíças, como o bexio, já oferecem interfaces para isso.

Atenção a: Um único canal de entrada – por exemplo, um endereço próprio para faturas – torna a automatização muito mais fiável.

3. Do pedido ao orçamento

Hoje: Chega um pedido, os dados são copiados à mão e um orçamento antigo é copiado e adaptado.

Automatizado: O pedido cria uma ficha de cliente e um rascunho de orçamento a partir dos seus modelos e preços. O senhor ou a senhora verifica, ajusta e envia.

Atenção a: Um bom formulário de pedido no seu website, que peça logo os dados essenciais, é o que mais tempo poupa mais tarde.

4. Marcar reuniões e consultas

Hoje: Três e-mails para trás e para a frente até encontrar uma hora que sirva a todos. Depois, é registada à mão no calendário.

Automatizado: Os clientes escolhem online uma vaga livre e recebem uma confirmação e um lembrete. O seu calendário é atualizado automaticamente.

Atenção a: Defina tempos de intervalo e mostre apenas as vagas que quer realmente oferecer.

5. Fazer o seguimento de orçamentos

Hoje: Os orçamentos são enviados e, na correria do dia a dia, ninguém controla quem ainda não respondeu.

Automatizado: Se um orçamento ficar sem resposta durante alguns dias, recebe um lembrete ou o cliente recebe um seguimento simpático e pessoal.

Atenção a: Um único seguimento bem cronometrado funciona. Três lembretes automáticos parecem insistentes.

Por onde começar?

Escolha o processo que acontece com mais frequência e que segue mais regras fixas. É aí que sentirá o benefício mais depressa. Uma regra prática: tudo o que custa várias horas por semana e decorre sempre de forma semelhante quase sempre compensa.

Pode ter uma ideia aproximada do que isto significa para si com a nossa calculadora de poupança.