几乎每家中小企业都能自动化的五个流程

1. 整理收到的邮件

现在：有人逐封阅读邮件，决定由谁负责，然后转发。

自动化后：AI 识别邮件是询价、发票、投诉还是广告，并将其放到正确的位置。紧急事项会被标记，常见问题会自动生成回复草稿。

注意事项：先从少量清晰的分类开始，并在最初几周让专人检查分类结果。

2. 将票据录入财务系统

现在：发票通过电子邮件到达，被打印或下载、重新命名，再手动录入。

自动化后：系统从邮箱中提取票据，读取内容，合理命名、归档，并转交给财务软件。许多瑞士软件（例如 bexio）已经提供了相应的接口。

注意事项：统一的收件渠道（例如专门用于接收发票的邮箱地址）能让自动化可靠得多。

3. 从询价到报价

现在：收到询价后，手动录入信息，复制一份旧报价再修改。

自动化后：询价会根据您的模板和价格自动生成客户记录和报价草稿。您检查、调整，然后发送。

注意事项：网站上一份好的询价表单若能一次收集最重要的信息，日后最能节省时间。

4. 安排预约

现在：来回发三封邮件才能约好时间，然后再手动记入日历。

自动化后：客户在线选择空闲时段，并收到确认和提醒。您的日历自动保持最新。

注意事项：设置缓冲时间，只显示您真正想提供的时段。

5. 跟进报价

现在：报价发出后，在日常忙碌中就忘了谁还没有回复。

自动化后：如果报价几天内没有回复，您会收到提醒，或者客户会收到一封措辞亲切、个性化的跟进邮件。

注意事项：一次时机恰当的跟进就足够有效。三次自动催促会显得咄咄逼人。

从哪里开始？

选择最常发生、且最依赖固定规则的流程。在那里，您能最快感受到成效。一个粗略的标准：每周耗费数小时、且每次流程都大同小异的工作，几乎总是值得自动化。

您可以用我们的节省计算器粗略估算这对您意味着多少。